Interview met een debiteurenbeheerder

Hans Vermeulen is debiteurenbeheerder en portefeuillehouder assurantiën.

Het beroep debiteurenbeheerder kampt met een imagoprobleem; het wordt vaak als saai gezien. Uitgebreid koffie drinken met Hans Vermeulen haalt dat vooroordeel echter in één avond weg. Hans is debiteurenbeheerder bij de gemeente Culemborg en kan er zeer enthousiast, bevlogen en met veel humor over vertellen. De anekdotes volgen elkaar in rap tempo op en na een paar uur blijkt een bestaan als debiteurenbeheerder opeens heel aantrekkelijk en alles behalve saai. Voor de beroepengids beantwoordt Hans dan ook graag een aantal vragen over zijn vak.

Wat houdt jouw functie in?
"Ik heb een gecombineerde functie. Ik doe het debiteurenbeheer en beheer ook de verzekeringen voor de gemeente. Debiteuren zijn personen die geld schuldig zijn aan een organisatie. In het geval van de gemeente zijn dat bijvoorbeeld bedragen voor precariorechten , huur van een sporthal, leges voor vergunningen of instapgelden voor inburgeringscursussen die betaald moeten worden. Ik houd in de gaten of er geen betalingsachterstanden zijn, onderneem actie als dat wel zo is en zoek oplossingen als er verschil van mening is over het te betalen bedrag.

Als assurantiebeheerder heb ik alle verzekeringen van de gemeente in mijn beheer en handel daarvoor ook de claims af. Het gaat hierbij bijvoorbeeld over brand- en aansprakelijkheidsverzekeringen en verzekeringen voor de vervoermiddelen van de gemeente. Ook is er een kunstverzekering voor de kunstwerken van de gemeente die in het lokale museum en het gemeentehuis staan of hangen. En er is ook nog een aparte verzekering voor gladheidsbestrijders, een soort wintersportverzekering voor de gemeente. Claims die binnenkomen lopen erg uiteen. Dat varieert van een claim van iemand die over een losliggende stoeptegel is gevallen tot een claim voor fietsendiefstal als de gemeente verkeerd gestalde fietsen bij het station heeft verwijderd."

Waarom heb je voor dit beroep gekozen?
"Puur op gevoel. Ik was werkzaam in de grafische sector. Ik maakte vaak offertes en nacalculaties. Daar is mijn liefde voor cijfers en financiën ontstaan.
In de privésfeer ervoer ik bij de koop van een huis dat ik het huis wel aardig vond, maar echt leuk vond ik het regelen van alles wat met de hypotheek te maken heeft en zelfs het in orde maken van de belastingaangifte deed ik altijd met veel plezier. Nadat ik werkloos was geworden heb ik dan ook besloten het roer definitief om te gooien en me volledig op financieel werk te gaan richten."

"In de privésfeer ervoer ik bij de koop van een huis dat ik het huis wel aardig vond, maar echt leuk vond ik het regelen van alles wat met de hypotheek te maken heeft"

Welke opleiding heb je gevolgd om debiteurenbeheerder te worden?
"Het praktijkdiploma moderne bedrijfsadministratie (MBA) en een opleiding tot medewerker assurantiën."

Hoe ben je in het beroep terecht gekomen?
"Toen ik eenmaal de keuze gemaakt had ben ik intern doorgestroomd. Ik werkte op dat moment op de reproafdeling van de gemeente Culemborg. Ik heb toen met verschillende mensen gesproken over mijn ambities en wensen. Netwerken is essentieel als je echt iets wilt bereiken is mijn ervaring. Vrij snel kon ik stage gaan lopen op de financiële afdeling. Toen er twee collega's met vervroegd pensioen gingen kreeg ik hun werkzaamheden overgedragen."

Heb je overwogen voor jezelf te beginnen?
"Nee, nooit. Dat zou mij absoluut niet liggen. Ik heb behoefte aan een vaste basis en zou niet tegen de onzekerheid van een bestaan als zelfstandige kunnen. Dat zou mij veel slapeloze nachten opleveren. Ik ben dan ook erg blij met mijn dienstverband bij de gemeente Culemborg. Ik vind dat een erg prettige werkgever. Het beeld dat salarissen bij de overheid lager liggen dan in het bedrijfsleven klopt wel. Dat heb ik ook gemerkt toen ik vanuit de grafische industrie naar de repro van de gemeente ging. Daar staat echter veel tegenover. Er zijn goede secundaire arbeidsvoorwaarden en ik vind de cultuur en het werkklimaat erg prettig; het is mensgerichter dan waar ik in het verleden werkte."

Kun je een gemiddelde werkdag beschrijven?
"Mijn werkdag begint met het bekijken van alle ingekomen post en de werkvoorraad. Ik pak zaken op afhankelijk van de urgentie. Als eerste zijn dat zaken waar een incasso voor uitgezet moet worden.

Vervolgens pak ik de uitzoekzaken. Dat zijn cases, zowel bij debiteuren als bij assurantiën, waar onduidelijkheden of dilemma's zijn die opgelost moeten worden. In sommige gevallen moet ik als een Sherlock Holmes aan de slag en in archieven gaan spitten om zaken die mensen beweren na te kijken. Of ik moet procedures nalopen. In het geval van een verwijderde fiets op het station bijvoorbeeld.

Ik heb wel eens een claim ontvangen van iemand die schade aan de fiets, de depotbijdrage en een vrije dag claimde. Die dag was nodig om de fiets weer op te halen op de gemeentewerf. In zo'n geval onderzoek ik of wij, als gemeente, bij het verwijderen de juiste procedure gevolgd hebben. Zo ja, dan wordt de claim in ieder geval niet gehonoreerd. Soms gaan zaken een eigen leven leiden, dat heb je misschien vaker bij een gemeente dan bij een ander bedrijf. Ik moest onlangs voor een schadezaak vragen of er getuigen waren geweest van een incident. Ik heb dat gedaan met een brief aan de omwonenden. Voor ik het wist stond die brief op Facebook en van daaruit in alle lokale en regionale kranten. Daar keek ik wel even van op, maar in dit geval hielp dat me.

Ik werk van ongeveer half negen tot een uur of half zes. Bij de gemeente is het nieuwe werken ingevoerd. Dat betekent dat ik geen vaste werkplek meer heb, maar iedere dag op een andere plaats zit. Dat is even wennen. Het makkelijke contact dat ik met mijn collega's op één kamer moet je nu zelf opzoeken en soms kost dat ook tijd."

Welke competenties zijn belangrijk in je beroep?
"Integriteit is het allerbelangrijkst in mijn vak. Ik weet heel veel en beschik over veel vertrouwelijke informatie. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat dit op straat komt te liggen.

Daarbij moet je natuurlijk gevoel voor cijfers hebben en verbanden kunnen leggen. Ook is het handig als je over goede communicatieve en sociale vaardigheden beschikt. Ik heb regelmatig te maken met klanten die het niet eens zijn met een besluit of betalingsherinnering. Dat zijn situaties die tot een goed einde gebracht moeten worden en het is daarbij wel zaak dat ik niet iedereen in de gordijnen jaag. In die zin is het ook nodig dat je het politieke spel bij een gemeente en tussen gemeente en inwoners een beetje doorziet. En je moet natuurlijk een fatsoenlijke brief kunnen schrijven, voor je het weet staat die per slot van rekening op Facebook.

Als laatste is een zekere dosis mensenkennis erg handig in dit beroep. Over het algemeen zijn mensen goedwillend, maar het scheelt als je het vrij snel door hebt als dat niet zo is; in dit beroep kom je verhoudingsgewijs wat meer personen tegen die gewoon niet willen betalen of bewust een onterechte claim indienen."

Wat is de grootste uitdaging in je beroep?
"Problemen zo goed mogelijk en naar ieders tevredenheid oplossen. Als dat lukt heb ik echt een 'yes-moment', zeker als het om echt moeilijke zaken gaat.
Soms betekent dat ook concessies doen, ook al weet ik dat ik in mijn recht sta. Altijd je recht willen hebben werkt echter niet; het is soms zaak te middelen zonder daarbij precedenten te scheppen. En als dat lukt, heb ik een heel goede dag."

"Als ik een probleem naar ieders tevredenheid heb opgelost, heb ik echt een 'yes-moment'"

Wat maakt het beroep van debiteurenbeheerder aantrekkelijk?
"De afwisseling en het contact met heel veel verschillende personen."

Wat zijn de minder leuke kanten van het beroep?
"Het glazen huis waarin je in een overheidsorganisatie opereert vind ik niet altijd makkelijk. Het is een uitdaging om de balans te vinden tussen het belang van de organisatie en het belang van de klant, maar ik merk bij klanten wel regelmatig een soort basiswantrouwen op het moment dat er een claim ligt of als er een betalingsachterstand is.

In mijn geval gaat het dan ook nog altijd om publiek geld. Geld dat ik van debiteuren niet binnenkrijg heeft invloed op de gemeentebegroting. Daar ben ik me wel altijd van bewust.
Wat ik tot slot niet zozeer minder leuk, maar soms wel moeilijk vind, is dat ik echt consequent moet zijn en geen onderscheid kan en mag maken. Ik moet dan bijvoorbeeld echt opletten dat ik een claim van een oudere mevrouw met rollator die over een stoeptegel is gevallen hetzelfde behandel als de claim van een knul van 18 die over de diezelfde tegel is gestruikeld."

Welk advies zou jij mensen die debiteurenbeheerder willen worden geven?
"Alleen met cijfers overweg kunnen is niet genoeg in dit beroep. Je moet het zeker ook leuk vinden om met mensen te werken en dat vaak in wat lastige situaties. Je moet je in kunnen leven in de mens achter de betaling en je ook afvragen waarom mensen niet betalen. Als dat je niet leuk lijkt, moet je het niet doen. Als dat je wel wat lijkt, moet je er 100% voor gaan. Niet 99, maar 100%. Het is niet een beroep waarin je je veel fouten kunt veroorloven."

"Ik moet echt opletten dat ik een claim van een oudere mevrouw met rollator die over een stoeptegel is gevallen hetzelfde behandel als de claim van een knul van 18 die over de diezelfde tegel is gestruikeld"

Hoe zie je de toekomst van het beroep?
"De economie draait op financiën. Het is een beroep met een toekomst. Het wordt inhoudelijk steeds interessanter. Al het standaardwerk is inmiddels wel geautomatiseerd. Het werk krijgt meer een adviserend en bemiddelend karakter en wordt daarmee, wat mij betreft, steeds uitdagender."

Wat zou je doen als je geen debiteurenbeheerder zou zijn?
"Dan zou ik denk nog in de grafische industrie werken. Of zwemleraar zijn. Of nog iets heel anders; ik vind veel leuk."

Wat was je droomberoep als kind?
"Banketbakker! En daarna kok. Tot ik doorkreeg dat ik dan met kerst zou moeten werken. Toen ben ik snel een andere richting op gegaan en dat is volgens mij voor iedereen het beste geweest."

Interview door freelance interviewer en portretschrijver Patty van Ziel (@PattyvanZiel, LinkedIn Patty van Ziel)