Interview met een directiesecretaresse

Karin de Waal is directiesecretaresse en werkt bij Flynth adviseurs & accountants.

Hoe ben je aan deze baan gekomen?

"Ik ben eigenlijk bij toeval in dit beroep terecht gekomen. Toen ik van het VWO afkwam wist ik echt niet wat ik verder wilde studeren. In die tijd kon je nog kiezen waar je wilde werken en ik besloot om leren en werken te combineren bij de ABN AMRO Bank. Ik kwam daar in een opleidingstraject op de exportafdeling. De puur zakelijke dienstverlening bleek mij niet te liggen en ik maakte toen de overstap naar de afdeling Onderwijscontacten. Deze afdeling maakte deel uit van de afdeling Personeelszaken en ik kon de opleiding Arbeidsmarktpolitiek/Personeelsbeleid gaan volgen. Helaas brak toen de crisis aan en moest ik tijdens mijn stageperiode aan medewerkers met hele lange dienstverbanden gaan vertellen dat zij op straat kwamen te staan. Ik realiseerde mij toen dat je als personeelsadviseur altijd tussen twee werelden zit; je moet opkomen voor de werknemers maar ook de belangen van de werkgever vertegenwoordigen. Ik vond dat voor mijzelf een onmogelijke situatie en ben toen secretaresse van het Hoofd Personeelszaken geworden. Via een kennis heb ik de overstap gemaakt naar Flynth adviseurs en accountants waar ik ben doorgegroeid naar de functie van directiesecretaresse."

Kun je een gemiddelde werkdag beschrijven?
"Ik begin met het lezen en beantwoorden van mijn mail. Daarna neem ik de mailbox van de directeur door en selecteer de mails waar ik alvast iets aan kan doen. Ook attendeer ik hem op zaken die haast hebben. Ik maak afspraken voor hem met mensen binnen en buiten de organisatie en doe de voorbereiding van verschillende vergaderingen. Voor veel vergaderingen doe ik de voorbereiding (= planning data en locatie, opvragen agendapunten en maken van de agenda) maar verzorg ik ook de notulen en hou ik de afhandeling van actiepunten in de gaten. Vergaderingen vinden vaak niet plaats op de locatie waar ik werk dus moet ik ook regelmatig naar diverse andere locaties. Verder kijk ik elke dag hoe de agenda van de directeur eruit ziet en of hij nog stukken of informatie nodig heeft voor zijn afspraken."

Welke competenties zijn belangrijk in je beroep?
"Je moet flexibel, stressbestendig, communicatief vaardig en pro-actief zijn en beschikken over een flinke dosis incasseringsvermogen. Verder moet je uiteraard accuraat en integer zijn en beschikken over een groot empatisch vermogen."

Wat is de grootste uitdaging in je werk?
"Om mijn baas zo veel mogelijk te ontzorgen, zodat hij zich volledig kan richten op zijn eigen werk en niet gehinderd wordt door allerlei zaken erom heen. Verder zorg ik ervoor dat hij in zijn agenda voldoende tijd overhoudt om zijn mail of dossiers af te handelen."

Wat geeft jouw baan de meeste voldoening?
"Ik vind het “spin in het web”-gevoel het leukst. Ik probeer overal van op de hoogte te zijn zodat ik iedereen met een vraag ook goed kan helpen of in elk geval naar iemand kan verwijzen die weer verder kan helpen. En ik vind het ook erg leuk als er na een vergadering van alles in beweging komt en mensen enthousiast aan de gang gaan met het uitvoeren van hun acties. Daarnaast is dit vak ontzettend afwisselend. Het gebeurt meer dan eens dat ik een heel plan heb wat ik op een dag ga doen maar daar in de loop van de dag helemaal niet aan toekom omdat er weer allerlei andere dingen gedaan moeten worden. Het klinkt als een cliché maar in dit vak is geen dag hetzelfde.

"Het is een uitdaging om mijn baas zo veel mogelijk te ontzorgen"

Wat maakt deze baan aantrekkelijk?
"Het werken met allerlei verschillende mensen van hoog tot laag in de organisatie. Ook is het erg fijn dat ik de gelegenheid krijg om af en toe thuis te werken. Ik kan thuis inloggen op mijn werkplek en zo bijvoorbeeld rustig mijn vergaderingen uitwerken. Omdat ik beschik over een telefoon van het bedrijf ben ik toch bereikbaar. Ik ben regelmatig op verschillende vestigingen voor vergaderingen en kan daar ook zonder problemen gewoon aan het werk. Ik ben dus niet gebonden aan een vaste werkplek. Flynth is een prettige werkgever waar alles goed is geregeld en waar de medewerkers de mogelijkheid krijgen om zich te ontplooien."

Wat is het leukste dat je ooit hebt meegemaakt in je werk?
"Het is misschien afgezaagd maar ik vind elke dag leuk. Als ik toch iets moet noemen, dan vind ik de onmogelijke opdrachten het allerleukst. Zoals b.v. het verzoek om over twee weken een vergadering te organiseren waarvoor 100 mensen moeten worden uitgenodigd en waarvoor je één grote zaal met allemaal subzalen nodig hebt plus alles wat erbij komt zoals eten, drinken, voorbereidende bijeenkomsten. Als dat uiteindelijk lukt en het wordt een prima bijeenkomst en ik van allerlei kanten complimenten krijg ben ik helemaal tevreden.

En wat ik ook ontzettend leuk vond was het organiseren van het afscheidsfeest voor een collega, die met pensioen ging. Ik zag daar heel erg tegenop omdat je zoiets in één keer goed moet doen. Maar het is een zeer geslaagd feest geworden waar mijn collega en zijn gezin met veel plezier aan terug kunnen denken."

En wat het minst leuk?
"Zoals bij elk bedrijf gebeuren er ook nare dingen. Zo is er vorig jaar een dierbare collega overleden en die missen wij met zijn allen nog steeds heel erg."

Wat zijn verder de minder leuke kanten van je baan?
"Soms zit ik wel heel erg veel achter de computer en moet ik erop letten dat ik af en toe ook eens opsta. Verder kan ik eigenlijk geen nadelen bedenken."

"Ik vind de onmogelijke opdrachten het leukst"

Wat zou je doen als je geen directiesecretaresse zou zijn?
"Als ik het over mocht doen, zou ik psychologie gaan studeren en mij verder verdiept hebben in waarom mensen doen wat ze doen.  Misschien had ik dan nu een eigen praktijk of werkte ik als arbeidspsycholoog."

Wat was je droombaan als kind?
"Ik wilde altijd boerin worden omdat ik heel erg houd van de natuur, het buiten zijn en beesten."

Welk advies zou jij mensen die directiesecretaresse willen worden geven?
"Het vak van directiesecretaresse is echt een vak. Denk niet dat je achterover kunt gaan leunen als je je opleiding af hebt maar blijf aanvullende opleidingen volgen. Het vak verandert ongelofelijk snel. Denk daarbij aan nieuwe technieken zoals video-conferencing, Skype, het nieuwe werken, de tablets en natuurlijk de social media. Lees ook je vakliteratuur en sluit je op LinkedIn aan bij relevante groepen. Verder ben je als (directie-)secretaresse heel erg op de achtergrond werkzaam.  Daar moet je tegen kunnen. Vaak wordt niet gezien wat je allemaal doet, maar besef dat als je dat allemaal niet zou doen er een heleboel mis zou gaan!"

Over Flynth
Flynth is de grootste Nederlandse accountants- en adviesdienstverlener voor ondernemers met 35.000 klanten, 1800 medewerkers en landelijk ruim 60 vestigingen. Kijk voor meer informatie op www.flynth.nl.