Beroepsspecifieke vergaderplekken: Hoe verschillende sectoren andere eisen stellen aan vergaderlocaties

Vergaderingen komen vrijwel voor in alle beroepsgroepen. Toch is er een duidelijk verschil in de behoeften die een goede vergaderplek moet hebben per sector. In dit artikel belichten we een aantal verschillen, plus de specifieke functies die mogelijk zijn bij het huren van een ruimte.

Sectoren en bijbehorende vergadereisen

Laten we eerst eens kijken naar een aantal verschillende beroepssectoren en veel voorkomende eisen voor een goede vergaderplek.

In de financiële dienstverlening is er bijvoorbeeld veel vraag naar een vergaderruimte op een goede (centrale) locatie, inclusief een “boardroom” zaalopstelling. Zo is het namelijk makkelijk om gesprekken te voeren binnen het gehele gezelschap.

Marketingbureaus en communicatiebedrijven kiezen bijvoorbeeld eerder voor een creatieve vergaderruimte, met veel innovatieve methodes om te brainstormen (zoals een muur gemaakt van whiteboards). Waarbij een inspirerende omgeving, zoals uitzicht over de stad, een pluspunt is.

Grote zorginstellingen kiezen daarentegen vaker voor een grote zaal, inclusief een theateropstelling. Op deze manier is het namelijk eenvoudig om presentaties te houden, waarbij een groep van 100 of meer personen deze kan volgen.

Kleine ruimtes worden daarentegen weer vaker gehuurd door freelancers (in diverse beroepssectoren), bijvoorbeeld om een bouwproject door te spreken met investeerders of voor het bespreken van de vereisten voor een nieuw webdesign.

Zoals je wel merkt is niet alleen de beroepssector, maar ook de grootte van het gezelschap en de soort vergadering, van grote invloed op de ruimte. Gelukkig is een vergaderruimte huren in Rotterdam mogelijk voor al deze scenario’s. Handig als je zelf geen ruimte tot je beschikking hebt, maar ook als je op zoek bent naar een inspirerende omgeving voor het maken van innovatieve beslissingen.

De juiste vergaderruimte kiezen

Bij het kiezen van de juiste vergaderruimte kun je dus een keuze maken op basis van een aantal factoren, zodat je er zeker van bent dat je de beste vergaderplek kiest. (Ongeacht in welke beroepssector jullie onderneming werkzaam is). Hieronder een aantal mogelijkheden:

●      Vergaderruimtes voor kleine en/of grote groepen, waarbij je de keuze hebt uit verschillende opstellingen. Je kunt er zelfs voor kiezen om staand te vergaderen, wat met name zinvol is bij een wat kleiner gezelschap.
●      Workshop- en trainingsruimtes als er behoefte is aan een actieve deelname, bijvoorbeeld voor het geven van trainingen aan werknemers.
●      Brainstormruimtes waarbij er veel mogelijkheden zijn voor een creatieve aanpak, evenals diverse opstellingen. Bijvoorbeeld om een groter gezelschap tussendoor op te delen in kleinere werkgroepen.
●      Evenementenlocaties kunnen zowel voor vergaderingen met een grote groep als voor het houden van presentaties worden ingezet. En zelfs voor een borrel naderhand of een bedrijfsfeestje.

Extraatjes die moderne vergaderlocaties aanbieden

Professionele verhuurders van vergaderruimtes spelen graag in op de behoeften van bedrijven en de verschillende beroepsgroepen, onder meer door het aanbieden van handige extra’s. Van highspeed internet, het gebruik van een projectiebeamer of een hybride vergaderset, tot complete arrangementen zoals een lunch of de aanwezigheid van een fotograaf. Dit zorgt dat je veel minder zelf hoeft te regelen en je tevens geen materialen hoeft mee te brengen naar de locatie.