Wat is een Administratief Medewerker?

Een Administratief Medewerker of Administrateur werkt bij of is verantwoordelijk voor de (financiële) administratie van een organisatie. Een Administratief medewerker is degene die vooral ondersteunende werkzaamheden verricht en een Administrateur is degene die ook de verantwoordelijkheid draagt. Bij kleine organisaties is het vaak één persoon die beide rollen vervult.

Bij een klein bedrijf zullen alle administratieve taken door de Administratief Medewerker gedaan worden. Deze persoon is dan eigenlijk ook een boekhouder die alle betalingen bijhoudt en de financiële correspondentie zowel binnen als buiten het bedrijf regelt. In dat geval spreken we dus meer over een Administrateur of Bedrijfsadministrateur, omdat hij/zij de verantwoordelijkheid voor de administratie draagt. 

Bij een groter bedrijf zullen er meerdere Administratief Medewerkers op een secretariële of financieel-administratieve afdeling werken. Zij leggen dan verantwoording af aan de Administrateur die dan de functie van Hoofd Administratie heeft.

Het beroep Administratief Medewerker is ook een functiegroep waar meerdere functies of beroepen onder vallen:

Medewerker bedrijfsadministratie of salarisadministratie

Deze Administratief Medewerker houdt zich bezig met de juiste verwerking en opslag van financiële transacties. Dit kan de factuuradministratie en debiteurenbeheer zijn, maar ook salarisadministratie en/of inkoopadministratie.

Secretarieel medewerker of Secretaresse

Deze Administratief Medewerker heeft meer een ondersteundende rol voor het management van de organisatie of specifieke afdelingen zoals de verkoopafdeling. Het gaat dan meer om het verwerken en/of opstellen van communicatie en correspondentie. Afhankelijk van de plek in de organisatie komen hier ook andere verantwoordelijkheden en verwachtingen bij. Hij of zij zal ook vaker contact hebben met klanten en leveranciers.

Receptionist / Front-office medewerker / telefonist:

Voor deze Administratief Medewerker is het aandeel menselijk contact vaak een stuk groter dan degene die de salarisadministratie doet. Het gaat hier om het ontvangst van bezoekers en telefonisch verkeer afhandelen. Daar komen ook administratieve zaken bij zoals het vastleggen van klantcontact, leveringen en uitgiftes. 

Hoe groter de organisatie, hoe meer specialisatie er is voor de Administratief Medewerker of Admininstrateur. Bij kleine organisaties zie je dat deze rol vaak ook richting het beroep van Office Manager gaat, die dan ook de rol van Administrateur of Hoofd Administratie heeft.

Wat doet een Administratief Medewerker?

Welke taken en verantwoordelijkheden een administratief medewerker precies heeft, is dus sterk afhankelijk van de organisatie waar hij of zij werkt. Er komt steeds meer specialisatie in deze functiegroep. Er zijn ook commercieel administratief medewerkers waarvan de rol ook meer richting dat van sales-ondersteuning gaat. In hoofdlijnen zijn de werkzaamheden onder te verdelen in twee groepen.

Financieel administratieve taken

• het verzorgen en bijhouden van de debiteurenadministratie en crediteurenadministratie
• het verzorgen en bijhouden van de salarisadministratie
• het bijhouden en verwerken van inkoop en/of verkoop transacties
• het bijhouden van de personeelsadministratie

Afhankelijk van de verantwoordelijkheid van de administratief medewerker hoort hier ook de controle van de boekhouding en administratie bij. Voor een Administrateur of Hoofd Administratie is het belangrijk dat hij/zij een goed overzicht heeft van alle inkomsten en uitgaven en hier op dagelijkse basis actueel inzicht in kan geven.

Secretarieel administratieve taken:

• verzorgen en bijhouden van telefonische en digitale correspondentie
• agenda beheer en het maken van afspraken
• verzorgen en verwerken van ingaande en uitgaande post
• ontvangen van en zorgen voor bezoekers en gasten
• afhandelen van inkomende en uitgaande goederen

Ook hier geldt dat de taken en verantwoordelijkheden sterk uiteenlopen. In sommige gevallen gaat dit ook richting de rol van office manager of directiesecretaresse 

Vaardigheden en competenties voor een Administratief Medewerker

• Microsoft Office gebruiken
• algemene bedrijfsinformatie verstrekken
• bedrijfsonderzoek voeren
• berichten aan mensen doorgeven
• documenten archiveren
• faciliteiten voor kantoorpersoneel organiseren
• formulieren invullen
• interne mededelingen verspreiden
• kantoorsystemen gebruiken
• post afhandelen
• routineactiviteiten op kantoor uitvoeren
• statutaire rekeningen bijhouden
• taakgegevens bijhouden
• zakelijke documenten ordenen
• zakelijke e-mails opstellen
• zorgen dat documenten juist worden beheerd

Mede mogelijk gemaakt door ESCO